Dagontvangstenboek

Het dagontvangstenboek wordt gebruikt om ontvangsten te registreren waarvoor geen factuur werd uitgereikt. In het Virtueel Kantoor kan dit digitaal worden bijgehouden.

Wanneer het dagontvangstenboek is geactiveerd, worden de relevante ontvangsten automatisch geregistreerd wanneer je een leveringsbon als betaald markeert. Ook correcties, terugbetalingen en het achteraf omzetten van een leveringsbon naar een factuur worden in het dagontvangstenboek verwerkt.

Zo hoef je het dagontvangstenboek niet afzonderlijk manueel aan te vullen.

Dagontvangstenboek activeren

Je activeert het dagontvangstenboek via Instellingen → Document Instellingen.

Bij Dagontvangstenboek kun je het digitale dagontvangstenboek inschakelen. Je stelt hierbij twee zaken in:

Startdatum
Kies de datum vanaf wanneer je het dagontvangstenboek in het Virtueel Kantoor wilt gebruiken. De startdatum kan vandaag of een datum in de toekomst zijn. Een datum in het verleden kan niet worden gekozen.

Vanaf de startdatum worden relevante ontvangsten automatisch in het dagontvangstenboek geregistreerd.

BTW-aangiftefrequentie
Kies hoe vaak je een btw-aangifte indient:

• Maandelijks

• Per kwartaal

Deze instelling wordt gebruikt om de juiste btw-periodes van het dagontvangstenboek te bepalen en af te sluiten.

💡Belangrijk

Controleer de startdatum en btw-aangifteperiode goed voordat het dagontvangstenboek actief wordt. Zodra de gekozen startdatum bereikt is, kunnen het dagontvangstenboek, de startdatum en de btw-aangifteperiode niet meer worden gewijzigd. 

Hoe worden ontvangsten geregistreerd?

Vanaf de ingestelde startdatum houdt het Virtueel Kantoor het dagontvangstenboek automatisch bij.

Wanneer je een leveringsbon als betaald markeert, wordt de ontvangst automatisch geregistreerd in het dagontvangstenboek. Je hoeft hiervoor dus geen afzonderlijke registratie aan te maken.

De datum waarop je de leveringsbon als betaald markeert, wordt gebruikt als datum van de ontvangst.

Betaling registreren

Je registreert een betaling zoals gewoonlijk bij de leveringsbon. Zodra je de leveringsbon als betaald markeert, maakt het Virtueel Kantoor automatisch een registratie aan in het dagontvangstenboek.

Daarbij worden onder andere het bedrag en de bijbehorende btw-gegevens vastgelegd.

💡Belangrijk

Markeer een leveringsbon pas als betaald op het moment dat je de betaling daadwerkelijk hebt ontvangen. De  betalingsdatum bepaalt namelijk op welke dag de ontvangst in het dagontvangstenboek wordt geregistreerd. 

Betaling ongedaan maken

Heb je een leveringsbon per vergissing als betaald gemarkeerd? Dan kun je de betaling opnieuw ongedaan maken.

Het Virtueel Kantoor verwijdert de oorspronkelijke registratie niet. In plaats daarvan wordt automatisch een correctie toegevoegd aan het dagontvangstenboek.

Hierdoor blijft zowel de oorspronkelijke registratie als de correctie zichtbaar en blijft de historiek behouden.

Opnieuw als betaald markeren

Wanneer je de leveringsbon daarna opnieuw als betaald markeert, wordt op dat moment een nieuwe ontvangst geregistreerd.

Zo blijft steeds duidelijk wanneer de oorspronkelijke registratie, de correctie en de uiteindelijke betaling hebben plaatsgevonden.

Leveringsbon omzetten naar factuur

Het kan gebeuren dat een verkoop eerst via een leveringsbon werd geregistreerd en de klant achteraf toch een factuur vraagt.

Wanneer de leveringsbon al als betaald werd gemarkeerd, staat deze ontvangst op dat moment al geregistreerd in het dagontvangstenboek. Bij het omzetten van de leveringsbon naar een factuur zorgt het Virtueel Kantoor automatisch voor de nodige correctie.

De oorspronkelijke ontvangst wordt niet verwijderd. Er wordt een nieuwe registratie toegevoegd die de ontvangst in het dagontvangstenboek tegenboekt en verwijst naar de aangemaakte factuur.

Je hoeft hiervoor zelf geen aanpassing in het dagontvangstenboek uit te voeren.

💡Belangrijk

Zet de leveringsbon steeds via de voorziene functie in het Virtueel Kantoor om naar een factuur. Pas de registraties in het dagontvangstenboek niet zelf aan. Zo blijft de volledige historiek van de verkoop en de omzetting naar een factuur behouden. 

Voorbeeld

Een klant koopt op 30 augustus voor €73,24 en betaalt op 8 september. De leveringsbon wordt als betaald gemarkeerd en de ontvangst van €73,24 wordt geregistreerd in het dagontvangstenboek.

Op 8 september vraagt de klant alsnog een factuur. Je zet de leveringsbon om naar een factuur.

Het Virtueel Kantoor registreert op 12 september automatisch een tegenboeking van -€73,24 in het dagontvangstenboek. De oorspronkelijke ontvangst van 10 september blijft behouden.

Teruggave en terugbetalingen

Wanneer een klant producten retourneert en een reeds geregistreerde verkoop wordt terugbetaald, moet dit ook correct in het dagontvangstenboek worden verwerkt.

Gebruik hiervoor de bestaande teruggave-functie van de leveringsbon. Het Virtueel Kantoor verwerkt de terugbetaling vervolgens automatisch in het dagontvangstenboek.

De oorspronkelijke ontvangst wordt niet verwijderd of gewijzigd. Er wordt een nieuwe terugbetalingsregistratie toegevoegd voor het terugbetaalde bedrag. Zo blijft de oorspronkelijke verkoop samen met de latere terugbetaling zichtbaar in de historiek.

💡Belangrijk

Verwijder of wijzig een oorspronkelijke verkoop niet om een terugbetaling te verwerken. Gebruik steeds de voorziene retourfunctie, zodat het Virtueel Kantoor de correcte registratie in het dagontvangstenboek kan aanmaken. 

Teruggave ongedaan maken

Wanneer een retour ten onrechte werd geregistreerd en opnieuw ongedaan wordt gemaakt, blijft ook de eerdere terugbetalingsregistratie behouden.

Het Virtueel Kantoor voegt dan een nieuwe registratie toe waarmee de terugbetaling wordt gecorrigeerd. De historiek blijft daardoor volledig zichtbaar.

Voorbeeld

Een klant betaalt op 10 september een leveringsbon van €75. Er wordt een ontvangst van €75 geregistreerd.

Op 15 september worden de producten geretourneerd en wordt €75 terugbetaald. Het Virtueel Kantoor voegt op 15 september een nieuwe registratie van -€75 toe.

Wordt de retour later ongedaan gemaakt, dan wordt opnieuw een afzonderlijke correctieregistratie toegevoegd. De eerdere registraties blijven behouden.

Dagontvangstenboek bekijken

Je kunt het dagontvangstenboek bekijken via Boekhouding → Rapporten → Dagontvangstenboek.

Selecteer bovenaan de gewenste maand en het jaar. Het Virtueel Kantoor toont vervolgens alle registraties die tijdens deze periode in het dagontvangstenboek zijn opgenomen.

Voor iedere registratie zie je onder andere:

• het registratienummer;

• de datum;

• het type registratie;

• de omschrijving;

• de bedragen en bijbehorende btw-gegevens.

Registraties worden automatisch chronologisch bijgehouden en kunnen achteraf niet worden gewijzigd of verwijderd. Eventuele aanpassingen worden als een nieuwe registratie toegevoegd.

Verschillende soorten registraties

In het dagontvangstenboek kunnen verschillende soorten registraties voorkomen:

Ontvangst
Een verkoop die automatisch werd geregistreerd nadat een leveringsbon als betaald werd gemarkeerd.

Correctie
Een correctie van een eerdere registratie, bijvoorbeeld wanneer een betaling ongedaan werd gemaakt.

Teruggave
Een registratie die ontstaat wanneer een betaalde verkoop wordt teruggegeven en terugbetaald.

Omzetting naar factuur
Een tegenboeking die automatisch wordt aangemaakt wanneer een reeds geregistreerde ontvangst achteraf wordt omgezet naar een factuur.

Aanpassing
Een aanvullende registratie die nodig kan zijn om een eerdere handeling correct te verwerken, bijvoorbeeld wanneer een teruggave opnieuw ongedaan wordt gemaakt.

Dagtotalen en BTW-samenvatting

Onderaan het dagontvangstenboek vind je een overzicht van de geregistreerde bedragen. 

Dagontvangstenboek downloaden 

Je kunt het dagontvangstenboek downloaden als PDF of Excel-bestand. De exports bevatten dezelfde fiscale registraties en totalen als het dagontvangstenboek dat je in het Virtueel Kantoor bekijkt.

PDF downloaden

Gebruik Download PDF om een PDF-versie van het dagontvangstenboek te maken.

De PDF bevat onder andere de registraties van de geselecteerde periode, de dagtotalen en de BTW-samenvatting. Dit bestand kan bijvoorbeeld worden bewaard of aan je boekhouder worden bezorgd.

Excel downloaden

Via Download Excel kun je de gegevens ook als Excel-bestand exporteren.

Het Excel-bestand bevat afzonderlijke overzichten van de registraties, BTW-samenvatting en dagtotalen. Hierdoor kun je de gegevens indien nodig verder bekijken of verwerken.

💡Opmerking

PDF- en Excel-exports zijn alleen beschikbaar voor periodes waarin het digitale dagontvangstenboek actief was. Wanneer bij de automatische controle een probleem wordt vastgesteld, worden de exports geblokkeerd om te voorkomen dat onbetrouwbare gegevens als officieel overzicht worden gebruikt. 

BTW-periode afsluiten

Aan het einde van iedere BTW-aangifteperiode kun je de betreffende periode van het dagontvangstenboek afsluiten.

Afhankelijk van de gekozen BTW-aangiftefrequentie gebeurt dit maandelijks of per kwartaal.

Een BTW-periode kan pas worden afgesloten nadat de periode volledig verstreken is. Zolang de periode nog loopt, blijft deze open.

Wat gebeurt er bij het afsluiten?

Bij het afsluiten controleert het Virtueel Kantoor eerst of het dagontvangstenboek correct en volledig kan worden verwerkt.

Vervolgens worden de totalen van de afgesloten periode vastgelegd, waaronder:

• de geregistreerde bedragen;

• de belastbare bedragen per BTW-tarief;

• de BTW-bedragen per BTW-tarief;

• het totaal van de periode.

Na het afsluiten wordt de periode als Afgesloten weergegeven.

💡Belangrijk

Het afsluiten van een BTW-periode is definitief. Een afgesloten periode kan niet opnieuw worden geopend. Controleer daarom eerst het dagontvangstenboek voordat je de periode afsluit. 

Eerste BTW-periode

Wanneer je het dagontvangstenboek midden in een maand of kwartaal activeert, kan de eerste BTW-periode korter zijn.

Activeer je bijvoorbeeld op 18 september en doe je maandelijks BTW-aangifte, dan loopt de eerste periode van 18 september tot en met 30 september.

Bij een kwartaalaangifte loopt een start op 18 augustus bijvoorbeeld van 18 augustus tot en met 30 september.

Vanaf de volgende periode worden de normale kalendermaanden of kalenderkwartalen gebruikt.

Correcties na het afsluiten

Ook na het afsluiten kan het gebeuren dat een eerdere verkoop moet worden gecorrigeerd, bijvoorbeeld door een latere teruggave of doordat een klant alsnog een factuur vraagt.

De afgesloten periode wordt hiervoor niet gewijzigd of heropend.

Het Virtueel Kantoor maakt de correctie als een nieuwe registratie aan op de datum waarop de correctie plaatsvindt. Deze registratie wordt daardoor opgenomen in de huidige BTW-periode.

Zo blijft de historiek van het dagontvangstenboek behouden en blijven afgesloten periodes ongewijzigd.

Periode afsluiten

Wanneer een periode kan worden afgesloten, verschijnt hiervoor de knop BTW-periode afsluiten.

Na het aanklikken krijg je nog een bevestiging. Controleer de vermelde periode en bevestig alleen wanneer je zeker bent dat je deze wilt afsluiten.