Documenten

Documenten doorsturen naar je boekhouder

In Virtueel Kantoor kun je facturen en creditnota’s (zowel verkoop als aankoop) rechtstreeks doorsturen naar je boekhouder.
Dit gebeurt via een speciaal e-mailadres dat je instelt onder:

👉 Instellingen → Document Instellingen → Email boekhoudpakket (info)

❗ Belangrijk: De functie “Verstuur naar boekhouder” werkt pas zodra minstens één e-mailadres is ingevuld.

Verkoopfacturen en creditnota’s doorsturen

Verkoopdocumenten (facturen & creditnota’s) hebben twee manieren om doorgestuurd te worden:

Meerdere documenten tegelijk
Eén document afzonderlijk

Hieronder vind je de uitleg voor beide.

1️⃣ Meerdere documenten tegelijk verzenden

Bovenaan de facturenlijst vind je een aantal filters zoals:

Zoeken
Gearchiveerde documenten
Status
Jaar
Klant

Wanneer je de gewenste filters hebt ingesteld, klik je op:

👉 Acties → Verstuur naar boekhouder

In de dropdown zie je o.a.:

Download PDF
Download UBL
Verstuur naar boekhouder

📥 Bevestiging

Na het klikken verschijnt een dialoogvenster:

“Wilt u X facturen doorsturen naar de boekhouder? Dit aantal is gebaseerd op de huidige filters. Indien een document al naar de boekhouder verstuurd is, zal deze genegeerd worden.”

Klik op:

✔ Verstuur naar boekhouder
of
✖ Sluiten

🔒 Geblokkeerde documenten

Na het versturen worden deze documenten:

Gemarkeerd als verstuurd
Geblokkeerd voor aanpassingen
→ Je kunt ze niet langer wijzigen of verwijderen

2️⃣ Eén factuur/creditnota afzonderlijk doorsturen

Open het document → Onderaan staat een knop:

👉 Verstuur naar boekhouder

Na het verzenden:

verschijnt vooraan een blauw icoon
zie je via de tooltip wanneer het werd verstuurd

Zoals:

“Verstuurd naar boekhoudpakket op 03-12-2025 00:00”

Aankoopfacturen en aankoopcreditnota’s doorsturen

Voor aankoopdocumenten werkt het bijna hetzelfde, met één klein verschil:

Er is géén detailpagina voor een aankoopdocument.

Hierdoor gebeurt het verzenden op twee manieren:

1️⃣ Meerdere aankoopdocumenten tegelijk verzenden

Via de lijst klik je op:

👉 Acties → Verstuur naar boekhouder

Dit werkt identiek aan verkoopdocumenten:

Huidige filters bepalen welke documenten verzonden worden
Documenten die eerder verzonden zijn, worden overgeslagen

2️⃣ Eén aankoopdocument afzonderlijk verzenden

In de lijst staat rechts bij elk document een icoontje:

👉 📤 Verstuur naar boekhouder

Klik op het icoontje om dat ene document te verzenden.
Na verzending verschijnt het blauwe icoon ook hier om aan te duiden dat het is doorgestuurd.

✔️ Status van doorgestuurde documenten

Zowel bij aankoop als verkoop verschijnt vooraan een icoon zodra een document is verzonden:

Boekhoud-icoon → Dit document is succesvol doorgestuurd.

Bovendien kun je via het hover-venster zien:

Datum van verzending
Tijdstip

⚙️ Automatisch doorsturen (in ontwikkeling)

Momenteel moet het doorsturen nog manueel gebeuren.
Binnenkort komt er een optie beschikbaar waarbij je kunt kiezen om:

✔ Alle aankoopdocumenten automatisch eenmaal per dag te laten verzenden

Zodra deze functie beschikbaar is, komt ze onder:

👉 Instellingen → Document Instellingen

Page updated

Google Sites

Report abuse